Heb jij het overzicht nog?

Inbox zero is al een tijd geleden, Social Media beheren en bekijken kost veel tijd, een volle agenda, administratieve verplichtingen, je bestanden bijhouden, je werkplek opruimen als je die hebt, werkzaamheden voor klanten en alles wat daarbij hoort. Het houdt niet op, in je hoofd stuitert het alle kanten op en dat brengt een vervelend gevoel en onrust met zich mee.

Op het moment dat ik merk dat ik onrustig word en voel dat mijn hoofd met me aan de haal gaat omdat ik het overzicht dreig te verliezen, helpen deze simpele stappen voor mij:

Stap 1: doe een brain dump

Een brain wat? Een brain dump! Pak een (digitaal) stuk papier en schrijf echt álles op dat in je hoofd rond spookt. Privé, zakelijk, urgent, belangrijk of juist helemaal niet. Het moet allemaal uit je hoofd. Gun jezelf hier de tijd voor en laat je ook niet afleiden. Goed, alles is uit je hoofd. Dat geeft al een beetje rust, toch?!

Tip: gebruik je nog geen digitale actielijst of projectmanagement tool om overzicht te houden? Dan wordt het nu tijd! Een paar populaire tools zijn Asana, Trello, Wunderlist, Airtable en Evernote. Ik was altijd enthousiast Asana gebruiker maar ik ben overgestapt op Trello omdat de meeste van mijn klanten het gebruiken. Ik moest even wennen maar nu ben ik fan!

Nog een tip: bedenk van tevoren of je privé- en zakelijke acties wilt mixen op hetzelfde Trello bord of juist niet. Ik heb op mijn zakelijke bord één lijst staan waar ik alle privé acties noteer die ik echt niet mag vergeten, al dan niet met een vervaldatum ingesteld.

Stap 2: stel je prioriteiten

Voer je brain dump in, in de Trello lijst ‘Acties later of niet’. Maak ook gelijk een Trello lijst ‘Acties deze week’, ‘Acties volgende week’, ‘Bezig’ en ‘Acties afgerond’ aan.

Als je dat hebt gedaan dan ga je prioriteiten stellen. Ik gebruik daar de urgentiematrix van Eisenhouwer voor. Er zijn 4 smaken in deze matrix: belangrijk, niet belangrijk, urgent en niet urgent. Bekijk alle punten op je lijst nog eens goed en wees realistisch, dat is vaak nog het lastigste! Verdeel al je acties nu over de Trello lijsten ‘Acties deze week’, ‘Acties volgende week’, ‘Acties later of niet’ en stel eventueel een vervaldatum in als dat nodig is.

Als je 30 acties op je ‘Acties deze week’ lijst hebt staan dan ben je niet kritisch genoeg geweest, of ben je toe aan ondersteuning! ;)

Stap 3: past het allemaal in je agenda?

Nu heb je wel overzicht over je acties, maar bekijk ook of het uitvoeren van deze acties daadwerkelijk in je agenda past. Want dat is waar de meeste ondernemers nat gaan: ze reserveren er de tijd niet voor! Met als gevolg dat ze ‘s avonds of in het weekend nog tot laat achter de laptop zitten. Herkenbaar? Heb je de tijd in je agenda, reserveer hem dan. Zo niet, maak er ruimte voor of pas je actielijsten aan zodat het wel past.

Stap 4: begin iedere dag met het kiezen van de 3 belangrijkste acties

Zet de actie(s) waarmee je bezig bent op het bord ‘Bezig’. Waarom kies je steeds máár 3 acties? Omdat je het zo behapbaar houdt voor jezelf.

Als je een actie hebt afgerond sleep je ‘m naar het bord ‘Acties afgerond’ en kies je de volgende 3, en zo voort. Waarom sleep je ze naar het bord ‘Acties afgerond’ en verwijder je ze niet direct uit je lijsten? Omdat je dan aan het eind van de week terug kunt zien wat je allemaal gedaan hebt! En dat is vaak best veel, alleen realiseer je je dat meestal niet.

Stap 5: herhaal bovenstaande stappen regelmatig!

Gun het jezelf in ieder geval iedere vrijdag je Trello bord(en) & lijsten door te nemen en reserveer daar ook echt tijd voor in je agenda. Waarom? Omdat je een stuk rustiger je weekend in gaat als je weet wat er op je ligt te wachten, ook al is het veel. En… omdat je maandagochtend direct full focus aan de slag kan! Een geruststellend idee, toch?!

Nog een tip: de eerste lijst op mijn Trello bord heet ‘Brain dump’. Als ik weer last heb van druk hoofd, of ik zit ergens middenin en er flitst wat door mijn gedachten, dan pak ik mijn Smartphone en noteer ik het daar op de eerste lijst die ik zie als ik m’n Trello appje open. Zo is het uit mijn hoofd en kan ik door met wat ik bezig ben, maar voel ik geen onrust omdat ik die betreffende actie misschien vergeet. Zodra ik tijd heb plaats ik de acties in de ‘Brain dump’ lijst in de lijst waar ze horen. Handig toch?!

En nu?

Nu ben ik benieuwd hoe jij overzicht houdt van al je acties. Welke tools gebruik je en hoe zet je ze in? Waar heb jij moeite mee met overzicht houden? Of wil je een keertje vrijblijvend sparren omdat je het lastig blijft vinden? Mail me op dorien@thevirtualsupportcompany.nl, ik ben reuze benieuwd!